Portfólios de Projetos!!!

Caro leitor(a), se você é gerente de projetos ou alguma vez desempenhou esse importante papel, já deve ter passado pela situação de ter vários projetos para desenvolver na sua empresa, e não ter recursos financeiros suficientes para todos os projetos. Então, arrisco em dizer que deve ter surgido a seguinte dúvida: e agora, qual projeto deve iniciar primeiro? Se essa dúvida já ocorreu, é preciso ficar atento, pois existe uma diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólios.
O gerenciamento de projetos é um processo contínuo. Ele está focado dentro dos objetivos estabelecidos, dos custos, prazos, e dos controles de acompanhamento. O gerenciamento de portfólios ou também chamado de “carteira de projetos” estão mais relacionados com as metas organizacionais. Ele tem o objetivo de identificar novos projetos, selecioná-los, financiar e monitorar a reunião de todos os projetos potenciais e também dos que estão em execução na empresa. O gerenciamento de portfólios ajuda a manter um equilíbrio entre a combinação de projetos na empresa, assim como novas iniciativas estratégicas. As decisões como reservas financeiras e alocações de recursos precisam ser tomadas levando em conta toda a carteira de projetos, mas, claro que algumas decisões precisam ser tomadas em conjunto entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólios.
Um fato importante é observar se há o entendimento por todos os colaboradores e gestores da empresa sobre o que é gerenciamento de portfólios. Nesse caso, para se ter um gerenciamento bem sucedido, o envolvimento da alta administração é essencial.
Normalmente, é a alta administração que define as metas estratégicas da empresa e os objetivos a serem alcançados. A “tradução” das metas estratégicas, se assim posso falar, é de responsabilidade da alta administração, do gerente de portfólios e dos gerentes de projetos. Neste caso, para melhor entender, o gerente de portfólios tem a visão de “fazer os projetos certos” e o gerente de projetos, “fazer certo os projetos”.
Existem alguns processos dentro do gerenciamento de portfólios que precisam ser seguidos como: Identificação de Projetos, Avaliação Preliminar, Seleção Estratégica de Projetos e Programação Estratégica. Após esse ciclo, uma avaliação do portfólio. A identificação de novos projetos, além de pedidos comerciais de clientes, pode surgir de idéias ou sugestões, por isso, é preciso estar atento. Uma dica é montar um banco de idéias, estimulando os colaboradores, os clientes e também os fornecedores na sugestão de novas idéias.
Após reunir as idéias é hora de filtrar, ou seja, fazer uma avaliação preliminar das idéias para formar uma lista de projetos potenciais. Nessa avaliação, o objetivo é um estudo de exeqüibilidade e de custo/benefício que os futuros projetos proporcionarão a empresa. Após essa avaliação, é necessário ter uma visão de quais os projetos potenciais estão enquadrados dentro do plano estratégico da empresa. É necessário fazer a seleção de quais projetos serão priorizados. A programação destes projetos deve levar em conta além da priorização, também o nível de tolerância ao risco, sempre com o foco em riscos de portfólio e não somente de um projeto.
Embora com todos esses cuidados, algumas vezes os resultados finais não atingem as expectativas da alta administração. Um dos fatores que em muitas empresas contribuem para o insucesso não está na quantidade de controles, levantamentos de custos, etc, e sim na qualidade. Essa qualidade pode estar atrelada a treinamentos e capacitações de recursos humanos, equipamentos defasados que atrapalham o bom desenvolvimento dos projetos e acima de tudo o entendimento da alta administração sobre o que é gerenciamento de portfólio.